Durante dos semanas en octubre de 2019, varios cientos de expertos de toda la industria eléctrica se reunieron en un hotel en San Diego para completar el segundo borrador de la edición 2020 del Código Eléctrico Nacional.

Durante más de ocho horas por día, el centro de conferencias más grande del hotel resonó con actividades mientras cada uno de los 18 paneles elaboradores del código NEC se reunían para debatir los requisitos, redactar el texto del Código, y repasar cuidadosamente los aportes públicos buscando revisar las más de 900 páginas del libro del Código. "Además de la gran cantidad de trabajo que existe en estas reuniones, también existe mucha diversión", dijo Barry Chase, un líder en normas en NFPA que ha asistido a una gran cantidad de sesiones de redacción del NEC. "Gran parte de los miembros del panel se conoce entre sí, y se realizan recepciones y cenas. Es un ambiente muy agradable."

Para fines del 2020, no obstante, todo eso se sentía como un recuerdo lejano. Este invierno, cuando los paneles de elaboración de códigos comenzaron su trabajo en la edición 2023 del NEC, no se observó alboroto en los vestíbulos de los hoteles, ni así tampoco festivas recepciones, ni almuerzos–solo se transcurrieron horas y horas mirando las pantallas de las computadoras como parte de las reuniones virtuales. Debido a la actual pandemia por COVID-19, por primera vez en su historia la reunión de elaboración del NEC se llevó a cabo enteramente de manera remota, un proceso que llevó aproximadamente 900 horas para poder completarse, y que se extendió desde noviembre hasta mediados de enero.

Desde la llegada de la pandemia por coronavirus el pasado invierno, NFPA, al igual que otras organizaciones de todo el mundo, se ha visto forzada a repensar sus prácticas habituales, con frecuencia de maneras que habrían sido difíciles de imaginar tan solo algunos meses antes. Eso ha implicado transferir temporalmente la elaboración de casi 300 códigos y normas a un proceso completamente remoto, incluso la reunión técnica anual de NFPA, en la que se debaten y votan las normas. También significó encontrar una manera de continuar de forma segura con la popular capacitación presencial en vivo de NFPA, que recibe a miles de profesionales anualmente sobre temas que oscilan desde el NEC hasta los sistemas de rociadores hasta la mitigación de incendios forestales (vea "Readiestramiento").

Si bien gran parte de los cambios son estrictamente temporarios, algunos de estos experimentos no planificados han generado nuevas opiniones y útiles rendimientos que podrían permanecer una vez finalizada la pandemia. Lo que resulta innegable es que la interrupción por coronavirus ha sido una experiencia de aprendizaje para NFPA y para las miles de personas en todo el mundo que participan en el proceso de elaboración de normas.

"Definitivamente nos hizo revisar la manera en que hacemos las cosas y considerar más posibilidades", dijo Chase. "Nos forzó a pensar diferente a lo que hubiéramos pensado de otro modo".

EL PROCESO REMOTO SE ENFRENTA A LA FATIGA POR ZOOM

Durante los 125 años de existencia de NFPA, el a veces arduo trabajo de elaborar y revisar los códigos y normas ha sido por lo general un trabajo cara a cara. Para la mayoría de las normas, el comité técnico se reúne durante algunos días para considerar los cambios en el documento y su carga. Con aproximadamente 300 códigos y normas de NFPA y más de 9,000 voluntarios en los comités técnicos, sobrevivir a la serie de reuniones de elaboración en un cronograma de revisión establecido puede representar un complicado camino. El repentino sobresalto mundial por el COVID dificultó el ya bien aceitado mecanismo.

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Durante los últimos 12 meses, el proceso de desarrollo de códigos y normas de NFPA ha sido enteramente a través de una computadora. 

Antes de la pandemia, no era extraño que los comités se reunieran ocasionalmente a través de una teleconferencia para reuniones previas a la elaboración o para organizar grupos de trabajo, pero las reuniones del primer y segundo borrador eran casi exclusivamente realizadas en persona. Al comienzo del confinamiento, unas pocas reuniones del comité fueron temporalmente retrasadas con la esperanza de que la interrupción fuera relativamente breve. Cuando quedó en claro que la pandemia sería un evento a largo plazo, la elaboración de normas de NFPA, al igual que gran parte del resto del mundo, pasó a ser completamente remota.

"Tuvimos que cambiar nuestro proceso prácticamente de la noche a la mañana, de modo que hicimos algunos ajustes inmediatos", dijo Chris Dubay, vicepresidente de códigos y normas en NFPA. "Tanto nuestro personal como los voluntarios tuvieron que familiarizarse con la tecnología, y tuvimos que descubrir cómo serían nuestras reuniones remotas y cómo deberían ejecutarse". Por ejemplo, nadie sabía al p

rincipio si una reunión del comité virtual llevaría más o menos tiempo que una reunión presencial. No quedaba claro si los comités deberían reunirse con mayor frecuencia en sesiones más breves o mantener el mismo cronograma. Y si bien ahora podría parecer impensado, cuando comenzó la pandemia muchos voluntarios no habían utilizado nunca algún programa de videoconferencia remota; del mismo modo, los presidentes de los comités tuvieron que recibir capacitación sobre cómo ejecutar una reunión por Internet. Para ayudar en esta tarea, el personal de NFPA elaboró una herramienta de capacitación en línea para guiar a los voluntarios por el programa de videoconferencia y sus características.

Los primeros grandes desafíos en el calendario fueron las reuniones del primer borrador para NFPA 13, Norma para la instalación de sistemas de rociadores, y NFPA 72, Código Nacional de Alarmas de Incendio y Señalización – extensos documentos con múltiples comités trabajando en una infinidad de cuestiones de manera simultánea. Se hizo rápidamente aparente que la típica ronda de reuniones de comités de ocho horas al día durante tres días "no era en realidad viable" en un entorno remoto en el que la "fatiga por zoom" es muy real, dijo Chase. "Los miembros del comité están en sus hogares y tiene que ocuparse de diferentes tareas que los demandan desde diferentes direcciones – no están secuestrados en un hotel trabajando en los códigos", dijo. Para hacerlas más agradables y productivas, las posteriores reuniones de elaboración de borradores sobre varias normas fueron divididas en sesiones de trabajo de dos o tres horas, desparramadas en el transcurso de un mes.

El NEC, uno de los documentos más complejos y extensos de NFPA, fue una excepción. El mero alcance del proceso de revisión requirió de un regreso a un enfoque más intensivo, dijeron los organizadores. Durante el plazo de seis semanas, se programó para que los 18 paneles del NEC se reunieran para una sesión maratónica de 48 horas, reuniéndose ocho horas por día durante seis días consecutivos. Incluso con este agresivo cronograma, revisar cada panel llevó un mes más que la típica reunión de elaboración del borrador en persona.

Si bien los miembros del comité le han informado a NFPA que las reuniones remotas han sido efectivas y han funcionado bien, muchos participantes ansían retomar las reuniones presenciales en cuanto sea seguro hacerlo. Otros, no obstante, prefieren las ventajas de las reuniones remotas. "No estoy seguro sobre si los participantes están listos para decir que esta es la onda del futuro, pero lo que sí es cierto es que están agradablemente sorprendidos con lo productivas que han sido estas reuniones y con lo fácil que fue realizarlas con la nueva tecnología", dijo Chase.

Después de meses de experimentar, han surgido algunas ventajas y desventajas del nuevo formato virtual. La mayor ventaja, dijo Chase, es la sensación entre los enlaces de personal de NFPA de que se ha observado un mayor compromiso por parte de los miembros del comité desde que comenzó a trabajarse de forma remota. Sin la carga de los costos y las limitaciones por los tiempos de viaje, más miembros del comité han asistido a todas o al menos a algunas sesiones virtuales. Durante la sesión, parecería existir un mayor compromiso, dijo Chase, posiblemente debido a que algunos miembros se sienten más cómodos hablando desde un entorno remoto que en frente de un extenso grupo.

Además, la familiaridad que han ganado los comités con la tecnología de reunión remota también beneficiará posiblemente al proceso de elaboración de normas. Por ejemplo, los presidentes de los comités pueden elegir reunirse de forma remota en el futuro, permitiendo que los comités gocen de una mayor flexibilidad en el modo en que conducen su trabajo.

"Creo que es inevitable que ese porcentaje de reuniones virtuales crecerá, especialmente con documentos que tal vez no requieran de una extensa reunión interminable o contacto en persona", dijo Chase. "Dicho esto, no creo que alguna vez se reemplace en su totalidad las reuniones presenciales en todos estos documentos".

Existen también desventajas de este nuevo formato. Durante las tradicionales reuniones en persona, las miles conversaciones paralelas durante los recesos o durante la cena pueden resultar en "felices accidentes", dijo Chase, tales como descubrimientos en el texto propuesto que podrían ofrecer una solución a un problema de candente debate. Ese tipo de compromiso orgánico tiende a perderse en el entorno remoto, dijo Chase. "Lo mismo ocurre con el proceso para que los miembros se conozcan entre sí personalmente, lo que creo ayuda a los comités a progresar – ayuda a aceitar el proceso", agregó. "Con el tiempo, si continua este enfoque remoto, podríamos ver cierta pérdida en parte de esto".

SESIÓN TÉCNICA REMOTA

Mientras que el personal y voluntarios de NFPA estaban sacándole la vuelta a las reuniones remotas ya para la primavera, otro importante obstáculo apareció en el horizonte: la reunión técnica anual de NFPA. El evento, que por lo general se lleva a cabo durante los últimos días de la Conferencia y Exposición de NFPA, es el tercer paso en el proceso de elaboración de normas, en el que los miembros, voluntarios y partes interesadas se reúnen para debatir y votar las Mociones de Enmiendas Certificadas (CAM) para modificar el texto en el código.

Con el crecimiento de las preocupaciones sobre la pandemia, bastante antes de tomar la decisión de cancelar el evento en vivo, se debatía sobre cómo mantener esta etapa de elaboración de normas de NFPA. "La reunión técnica es un elemento fundamental de nuestro proceso de elaboración de normas que resultaba esencial preservar" dijo Dawn Michele Bellis, secretaria del consejo de normas de NFPA. "Se exploraron varias posibles opciones para garantizar que no se pierdan los valiosos aportes del público y de los miembros elegibles con derecho a voto de NFPA para el Consejo de Normas durante el 2020."

Finalmente, el Consejo de Normas de NFPA, junto con el Directorio de la asociación, aprobaron las Reglas Temporales para la Convención de la Reunión Técnica para el 2020, que permitió que la reunión se llevara a cabo de forma virtual. Al igual que en las reuniones técnicas tradicionales, las mociones propuestas fueron archivadas de ante mano y certificadas por el Comité de Mociones, pero se reemplazó el debate en vivo por un debate escrito en línea. Cada día, el personal de NFPA publicó un informe acumulativo, en formato PDF, de los comentarios recibidos sobre las respectivas CAM en el sitio de la reunión técnica. Esto permitió que las partes interesadas pudieran seguir el debate y presentar comentarios en apoyo u oposición al debate. Después de dos semanas, se cerraron los comentarios, y comenzó una sesión de votación que se extendió por una semana. Los miembros elegibles de NFPA que se habían registrado pudieron votar en cada moción. A pesar de durar tres semanas, el proceso fue en líneas generales considerado exitoso. Al igual que en las reuniones de comité remotas, los observadores notaron que la reunión técnica electrónica brindó una plataforma para que más voces contribuyan con el proceso. "Se hizo evidente a principios del debate que había un grupo de personas que estaban participando en la reunión por primera vez", dijo Bellis. "Puede ocurrir que algunas partes interesadas ya sea no tengan la oportunidad de viajar a eventos en vivo, o elijan no hablar en frente de una multitud en respuesta a otros puntos de vista presentados durante el debate. El formato electrónico invita a la participación, y el más amplio abanico de puntos de vista representado en el debate no hizo más que fortalecer las normas de NFPA".

Con la incertidumbre futura debido al COVID, NFPA anunció en enero que la Conferencia y Exposición 2021, incluso la reunión técnica anual, se llevarán a cabo una vez más de forma electrónica en lugar de presencial. Los organizadores dicen que el formato para la reunión técnica 2021 será esencialmente el mismo que el año pasado, pero con el agregado de algunas pocas herramientas para mejorar la experiencia para los participantes antes y durante el evento. Bellis dijo que se están elaborando los tutoriales y disposiciones para la participación para poder publicarlos bastante antes de la reunión técnica. Si bien los cambios específicos no han sido aún completados, dijo, la reunión 2021, al igual que la del año pasado, utilizará "procedimientos alternativos" de modo que las normas con CAM tanto para los ciclos de revisión del otoño 2020 como anual 2021 puedan ser procesadas por el Consejo de Normas, con aportes del público y de miembros elegibles de NFPA con derecho a voto.

Una vez que dejemos atrás la pandemia, el plan es regresar a las reuniones técnicas presenciales, que han sido la norma durante más de un siglo. No obstante, las lecciones aprendidas de estas reuniones virtuales sin precedentes probablemente informarán a las futuras reuniones técnicas de cierta manera. Podrían llevar, por ejemplo, a un enfoque híbrido, en el que los miembros puedan debatir las mociones en un foro electrónico y seguirlas con debates en vivo como parte de la reunión presencial. Esa opción permitiría que puedan escucharse más voces y reducir el tiempo necesario para completar la sesión técnica en vivo.

Todo esto es aún una especulación. El Consejo de Normas analizará las lecciones aprendidas de las reuniones técnicas del 2020 y 2021 y decidirá qué llevar adelante una vez que se vuelva al formato de reuniones presenciales.

"El COVID nos desconcertó, pero aprendimos mucho en el camino", dijo Dubay. "En general, creo que estamos en una mejor posición ahora que antes. No anticipo que alguna vez dejemos de realizar reuniones presenciales, pero nuestros comités de voluntarios ahora cuentan con más herramientas para avanzar y cumplir con nuestros objetivos de elaboración de normas".

JESSE ROMAN es editor asociado al NFPA Journal.