Cada vez más empresas, especialmente después de Septiembre 11 están aplicando un sistema de almacenamiento combinado in-situ y non in-situ; una suerte de estrategia de reaseguro.
En tanto mantener archivos vitales fuera de la empresa puede ser una opción para los archivos históricos, guardar información corriente fuera de la empresa, tal como archivos de transacciones diarias, puede tornarse caro e insumir mucho tiempo por lo cual no es práctico usar un lugar alternativo. Un plan que incluya almacenamiento en la empresa y fuera de ella es preferible excepto para industrias reguladas como las que proveen servicios financieros o médicos, las cuales deben atenerse a un específico régimen de archivo.
La mayoría de las empresas utilizan varias combinaciones de almacenamiento: bóvedas contra incendio en la misma empresa, cajas fuertes o gabinetes de archivo; almacenamiento fuera de la empresa en otras locaciones y el uso de proveedores que se especializan en ofrecer almacenamiento de archivos vitales fuera de la empresa.
La NFPA 232, Protección de archivos recomienda que en caso de guardar archivos vitales in-situ, se resguarden en un lugar seguro, protegido contra el fuego en un gabinete resistente al fuego o en una bóveda que haya sido chequeada contra el fuego por los Laboratorios Underwriters o algún otro laboratorio de prueba conocido nacionalmente y que sea independiente. Al final de un periodo predeterminado, se deberán hacer dos copias de los archivos, una para almacenar fuera de la empresa y otra para hacerlo in-situ y también deberán ser guardados fuera de la empresa los archivos históricos tales como estos registros alternativos.
Otros medios diferentes al papel
De modo que como puede asegurarse de que sus archivos vitales estén a resguardo mientras permanecen in-situ?
Los registros vitales guardados en microfilm, discos ópticos, cintas magnéticas, discos, cassettes, CD ROMs, DVDs, y material fotográfico, requieren cuidados especiales durante todo su ciclo de vida útil para asegurar su preservación. Entre éstos se encuentran el manejo cuidadoso y el uso de gabinetes de archivo especialmente diseñados y bóvedas que provean condiciones ambientales específicas, incluidos los controles de humedad y temperatura. Los gabinetes de archivo resistentes al fuego diseñados para papel y microfilm no proveen suficiente protección para las cintas magnéticas, discos, y diskettes debido a que el punto de ignición del papel y el microfilm es mucho más elevado que el de los medios magnéticos. El papel se destruye a 400 grados F (204.4 grados C), en tanto que la cinta magnética es inservible a los 125 grados F (51.6 grados C).
Cuando escoja un proveedor de almacenamiento fuera de la empresa, asegúrese de tener en cuenta todos los costos involucrados, incluidos los cargos de ingreso y egreso, la privacidad, la seguridad y que tipo de cuidado es tenido al transportar los datos como así también el lugar donde serán destinados los mismos. No deje de considerar la distancia, la accesibilidad, la seguridad y el servicio.
El lugar de almacenamiento debe estar lo suficientemente lejos de la propia empresa para evitar que un desastre importante pueda afectar ambas locaciones. Las zonas rurales y aquéllas de baja densidad de tránsito pueden resultar más seguras y fáciles de proteger. Evite áreas de alto riesgo tales como zonas cercanas a aeropuertos, ferrocarriles, y plantas químicas o zonas anegables o de tornados. También asegúrese de que el proveedor que elija opere las 24 horas del día por un período razonable de tiempo de modo que Ud. pueda obtener los archivos rápidamente.
Recupero de los archivos vitales en caso de desastre
El elemento final de una estrategia global de archivos vitales es la forma de recupero basada en un completo y detallado conocimiento tanto de los archivos alojados in-situ como los que no lo están. Para asegurarse de que los archivos vitales puedan ser obtenidos en caso de un desastre, guarde listas maestras o un índice de aquello que tiene guardado en cada lugar. Lleve listas de categorías específicas de los archivos vitales, desarrolle un plan de rastreo de documentación, designe un lugar de almacenamiento alternativo seguro y arregle el transporte de los archivos primarios y alternativos. Asegúrese de poder contactar a su proveedor externo las 24 horas, de tener las habilitaciones necesarias, y los permisos y la información para contactar al personal interno asignado para acompañar los archivos. Finalmente, entrene al personal responsable para manipular y preservar los archivos de acuerdo a los medios específicos usados.
La enorme cantidad de archivos vitales que se incineraron o volaron por las calles de Nueva York luego de los ataques terroristas del 11 de Septiembre de 2001, fue un llamado de atención para muchas empresas, pero no es necesario un ataque terrorista. Sus archivos pueden sufrir el mismo destino en manos de un empleado descontento, o durante un incendio, o una inundación o cualquier otro tipo de desastre natural. La clave para asegurarse de tener lo que Ud. necesita para permanecer en el mercado es planeamiento. Desarrolle una estrategia de protección de archivos vitales antes de que algo pase, ya que una vez en medio del desastre, será demasiado tarde.
Van Carlisle es el presidente y CEO de Fire King International, fabricante de archivos a prueba de incendios y cajas fuertes. Fire King International es una empresa asentada en New Albany, Indiana, y provee seguridad y prevención contra pérdidas.
