Consejos de planificación organizacional para la preparación ante una pandemia

Consejos de planificación organizacional para la preparación ante una pandemia

El crecimiento y la propagación de la infección por coronavirus (COVID-19) en todo el mundo tiene a todos al borde. 

Las empresas, las escuelas y las instituciones de atención médica están desglosando sus planes de pandemia del H1N1 en 2009 o, si no tenían una guía establecida, están buscando establecer planes de continuidad o estratégicos en caso de que COVID-19 amenace con afectar sus operaciones.

Según informes de noticias, COVID-19 se está extendiendo a un ritmo acelerado; y a medida que haya más kits de prueba disponibles, habrá muchos más casos confirmados del virus en todo el mundo. Esos kits también proporcionarán una imagen epidemiológica mucho mejor de dónde se está propagando COVID-19 y cómo se está transmitiendo. Con las medidas que se están tomando para frenar su propagación, con suerte, veremos que el impacto disminuye y la amenaza disminuye, pero, mientras tanto, es importante planificar lo peor.

Tal vez esté pensando que COVID-19 es un problema médico, no un incidente de incendio o una preocupación de respuesta de emergencia, entonces, ¿cómo puede ayudarnos la NFPA?

La Comisión Nacional de Ataques Terroristas contra los Estados Unidos (la Comisión del 9/11), reconoció la norma NFPA 1600, Norma sobre Gestión de Continuidad, Emergencia y Crisis como nuestra Norma Nacional de Preparación. Ampliamente utilizada por entidades públicas, sin fines de lucro, no gubernamentales y privadas a nivel local, regional, nacional y global, NFPA 1600 ha sido reconocida por el Departamento de Seguridad Nacional de los EE. UU. Como una norma de consenso voluntario para la preparación para emergencias. La norma está disponible en el sitio web de NFPA para su lectura gratuita, y ofrece información clave para las entidades que desean realizar una evaluación de riesgos, análisis de impacto comercial, evaluaciones de capacidades y necesidades, y desarrollar planes de emergencia y recuperación. Los encargados de la toma de decisiones de atención médica también pueden encontrar útil el NFPA 99, Código de Instalaciones para el Cuidad de la Salud; El documento proporciona información crítica sobre seguridad y requisitos para espacios de aislamiento, planificación de emergencias, infraestructura de datos y departamento de servicios informáticos, entre otros.

Entonces, ¿qué puede hacer hoy para preparar y revisar mejor sus planes?

Lo primero es identificar el tipo de evento que está planificando. El Capítulo 5 de NFPA 1600 establece: “La planificación del manejo de crisis debe considerar un evento, o una serie de eventos, que impacta de manera severa o tiene el potencial de impactar de manera severa en las operaciones, marca, imagen, reputación, participación en el mercado, capacidad de hacer negocios o en las relaciones con las partes interesadas clave de una entidad". En el caso de COVID-19 eso es fácil de identificar. Lo que es más difícil de identificar es la vulnerabilidad de las personas, las propiedades, las operaciones, el medio ambiente, la entidad y las operaciones de la cadena de suministro.

El segundo paso es realizar un análisis de impacto empresarial. Una faceta clave de esta inmersión profunda es evaluar lo siguiente:

  • Dependencias.
  • Proveedores de recursos únicos y de fuentes únicas.
  • Puntos únicos de falla.
  • Posibles impactos cualitativos y cuantitativos de una interrupción.

El tercero es evaluar sus necesidades de recursos. Aquí hay algunas cosas a considerar:

  • ¿Qué tiene actualmente implementado para mitigar posibles interrupciones?
  • ¿Cuáles son las cosas que debe hacer para mantener los servicios, como mínimo?
  • ¿Cuáles son sus capacidades tecnológicas y cómo se pueden aprovechar para minimizar el impacto?
  • ¿Cuáles son los aspectos de su negocio o servicios que pueden interrumpirse para redirigir los activos a las actividades necesarias?

Una vez que tenga una buena idea de la amenaza, sus capacidades y lo que necesita para continuar las operaciones, puede planificar de manera realista. Las empresas y las comunidades estarán bien atendidas si consideran que el coronavirus es una oportunidad para la autoevaluación y para actualizar o crear planes que serán necesarios si el virus continúa propagándose. NFPA 1600 es una herramienta valiosa para quienes se centran en la continuidad de las operaciones, pero tengan en cuenta que la planificación no puede y no debe hacerse en el vacío. Establezca un equipo de planificación e invite a sus partes interesadas, proveedores y socios de emergencia a participar en el proceso de planificación, cuando corresponda. Evalúe sus productos o servicios y priorice el uso y la compra de ellos. Para una empresa, un ejemplo de priorización podría implicar la disminución de los esfuerzos de mercadeo para que se puedan aumentar las capacidades de cumplimiento. Para una escuela, puede implicar reducir o cancelar eventos después del horario escolar y grandes reuniones, como asambleas. Otra cosa a considerar son sus operaciones físicas. Haga preguntas sobre lo que se puede hacer de forma remota.

La atención médica se vuelve un poco más complicada porque las instalaciones atienden a pacientes; pero, ¿Todos los aspectos operativos requieren que los trabajadores estén físicamente presentes, quizás arriesgándolos innecesariamente a ellos y a sus seres queridos? ¿O puedes identificar las mayores prioridades? ¿Sabes cuál es tu capacidad de aumento? ¿Cuántos suministros adicionales de Equipo de Protección Personal puede almacenar? ¿Qué contratos tiene para adquirir más suministros? ¿Está en contacto con el departamento de salud local y está discutiendo planes para cualquier sobretensión, cómo obtener apoyo o cómo ofrecer apoyo? ¿Tiene MOUs (Memorando de Entendimiento de Ayuda Mutua) con instalaciones similares en caso de que sus operaciones físicas se vean afectadas? Ahora es el momento de hacer estas preguntas, y más, y hacer las conexiones necesarias.

Como líder de información y conocimiento sobre todos los peligros, NFPA ha trabajado para ayudar a las entidades y comunidades a abordar emergencias durante mucho tiempo. A medida que revise o desarrolle los planes necesarios, consulte NFPA 99, NFPA 1600 y el Manual NFPA 1600. También puede consultar la Lista de verificación de preparación de emergencia de NFPA o comunicarse con NFPA para obtener más información sobre un taller de planificación de instalaciones que guía a las partes a través del proceso de desarrollo de planes de emergencia. Y, como siempre, si tiene preguntas o necesita orientación sobre cómo acceder o usar códigos y normas, estamos aquí para ayudarlo.

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Por John Montes, Ingeniero de Seguridad Humana, NFPA

Originalmente publicado en inglés en nfpa.org/blog

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